Donner aux rôles l’accès aux dossiers

Dans Dropbox Portal, l’accès est décidé par des règles. Chaque règle associe un rôle utilisateur WordPress à un dossier Dropbox : les utilisateurs qui ont ce rôle voient ce dossier (et ses sous-dossiers) dans le portail, et rien d’autre. Vous gérez les règles dans le cadre Who sees which folder (qui voit quel dossier) de Dropbox Documents > Folders and access.

Ajouter une règle

1. Allez dans Dropbox Documents > Folders and access, cadre Who sees which folder. (Connectez d’abord votre compte Dropbox : le sélecteur de dossiers en a besoin.)
2. Cliquez sur + Add rule. S’il n’y a encore aucune règle, le cadre indique « No folder is shared yet » (aucun dossier n’est encore partagé) et le bouton s’appelle Add your first rule. Une nouvelle ligne apparaît avec l’ID new.
3. Dans la colonne Role, choisissez le rôle qui doit voir le dossier.
4. Dans la colonne Dropbox folder, cliquez sur Browse. Une fenêtre liste vos dossiers Dropbox : cliquez sur un dossier pour l’ouvrir, utilisez Parent folder pour revenir en arrière, et cliquez sur Use this folder quand vous êtes dans le bon. Vous pouvez aussi saisir le chemin à la main, par exemple /Clients/Acme.
5. Dans la colonne Name shown (nom affiché), saisissez le nom que verront les visiteurs, par exemple « Documents du projet ». Si vous le laissez vide, c’est le nom du dossier qui est utilisé.
6. Cliquez sur Save rules (enregistrer les règles) en bas du cadre.

Après l’enregistrement, la règle reçoit un numéro dans la colonne ID. Retenez-le : il sert avec l’attribut root du shortcode pour afficher un dossier précis sur une page (voir Placer le portail sur une page). L’ID ne change jamais, même si vous supprimez d’autres règles.

Pour supprimer une règle, cliquez sur le × au bout de sa ligne, confirmez, puis cliquez sur Save rules.

Comment les règles se combinent

• Un utilisateur voit tous les dossiers dont la règle correspond à l’un de ses rôles.
• Un même rôle peut figurer dans plusieurs règles : les utilisateurs qui ont ce rôle voient alors plusieurs dossiers, et une liste déroulante en haut du portail leur permet de passer de l’un à l’autre.
• Les utilisateurs sans règle correspondante voient le message « No document folder is linked to your account. Contact the project manager. » (aucun dossier n’est associé à votre compte ; vous pouvez modifier ce texte, voir Réglages).
• Les visiteurs non connectés ne voient jamais aucun dossier.

Administrateurs

L’option Administrators see every folder in the rules (activée par défaut) permet aux administrateurs de voir tous les dossiers de toutes les règles actives : vous pouvez ainsi vérifier le portail sans changer votre propre rôle. Décochez-la si les administrateurs doivent suivre les règles comme tout le monde.

Un dossier privé pour chaque client

Les règles fonctionnent avec des rôles, pas avec des utilisateurs individuels. Pour donner à chaque client son propre dossier privé, donnez à chaque client son propre rôle :

1. Créez un rôle par client, par exemple « Client Acme ». WordPress n’a pas d’écran pour créer des rôles : utilisez une extension de gestion des rôles (par exemple User Role Editor, gratuite sur wordpress.org). Basez le nouveau rôle sur Abonné, pour qu’il n’ait aucun droit d’administration.
2. Attribuez ce rôle au compte utilisateur du client : Comptes, cliquez sur l’utilisateur, changez le Rôle, puis cliquez sur Mettre à jour le compte.
3. Dans Dropbox Portal, ajoutez une règle : rôle « Client Acme », dossier /Clients/Acme.
4. Répétez pour chaque client.

Tous les clients peuvent alors utiliser la même page du portail : chacun ne voit que son propre dossier.

Consultation seule : désactiver les téléchargements pour une règle (Pro)

La colonne Downloads a un interrupteur pour chaque règle. Quand il est désactivé, les utilisateurs de cette règle peuvent parcourir les fichiers et les prévisualiser, mais pas les télécharger. Dans ce cas, les images ne sont affichées qu’en version réduite et l’aperçu des PDF n’est pas proposé, car un aperçu complet reviendrait à un téléchargement.

Dans la version gratuite, l’interrupteur est verrouillé et les téléchargements restent activés pour toutes les règles. Il existe aussi un interrupteur général Downloads dans Dropbox Documents > Settings qui désactive les téléchargements pour tout le monde, quelle que soit la version.

Règles sans dossier

Une règle avec un dossier vide signifierait « tout le Dropbox ». Par sécurité, ces règles sont écartées à l’enregistrement, avec un message. Si vous en avez vraiment besoin, cochez Allow rules without a folder (autoriser les règles sans dossier). Faites-le uniquement avec une app App folder : avec une app Full Dropbox, une règle sans dossier expose tout votre Dropbox.