Dar acceso a las carpetas por rol

En Dropbox Portal, el acceso lo deciden las reglas. Cada regla une un rol de usuario de WordPress con una carpeta de Dropbox: los usuarios con ese rol ven esa carpeta (y sus subcarpetas) en el portal, y nada más. Las reglas se gestionan en el recuadro Who sees which folder (quién ve cada carpeta) de Dropbox Documents > Folders and access.

Añadir una regla

1. Ve a Dropbox Documents > Folders and access, recuadro Who sees which folder. (Conecta antes tu cuenta de Dropbox: el selector de carpetas la necesita).
2. Haz clic en + Add rule. Si todavía no hay ninguna regla, el recuadro dice "No folder is shared yet" (aún no se comparte ninguna carpeta) y el botón se llama Add your first rule. Aparece una nueva fila con el ID new.
3. En la columna Role, elige el rol que debe ver la carpeta.
4. En la columna Dropbox folder, haz clic en Browse. Una ventana muestra tus carpetas de Dropbox: haz clic en una carpeta para abrirla, usa Parent folder para volver atrás y haz clic en Use this folder cuando estés dentro de la correcta. También puedes escribir la ruta a mano, por ejemplo /Clients/Acme.
5. En la columna Name shown (nombre que se muestra), escribe el nombre que verán los visitantes, por ejemplo "Documentos del proyecto". Si lo dejas vacío, se usa el nombre de la carpeta.
6. Haz clic en Save rules (guardar reglas) al final del recuadro.

Después de guardar, la regla recibe un número en la columna ID. Tenlo presente: lo usas con el atributo root del shortcode para mostrar una carpeta concreta en una página (consulta Colocar el portal en una página). El ID nunca cambia, aunque borres otras reglas.

Para borrar una regla, haz clic en la × al final de su fila, confirma y haz clic en Save rules.

Cómo se combinan las reglas

• Un usuario ve todas las carpetas cuya regla coincide con alguno de sus roles.
• El mismo rol puede aparecer en varias reglas: los usuarios con ese rol ven entonces varias carpetas, y un desplegable en la parte superior del portal les permite cambiar de una a otra.
• Los usuarios sin ninguna regla que coincida ven el mensaje "No document folder is linked to your account. Contact the project manager." (No hay ninguna carpeta de documentos vinculada a tu cuenta. Contacta con el responsable del proyecto). Puedes cambiar este texto, consulta Ajustes.
• Los visitantes no conectados nunca ven ninguna carpeta.

Administradores

La opción Administrators see every folder in the rules (activada por defecto) permite a los administradores ver todas las carpetas de todas las reglas activas, así puedes revisar el portal sin cambiar tu propio rol. Desmárcala si los administradores deben seguir las reglas como todos los demás.

Una carpeta privada para cada cliente

Las reglas funcionan con roles, no con usuarios individuales. Para dar a cada cliente su propia carpeta privada, dale a cada cliente su propio rol:

1. Crea un rol por cliente, por ejemplo "Cliente Acme". WordPress no tiene una pantalla para crear roles, así que usa un plugin de gestión de roles (por ejemplo el gratuito User Role Editor de wordpress.org). Basa el nuevo rol en Suscriptor, para que no tenga permisos de administración.
2. Asigna ese rol a la cuenta de usuario del cliente: Usuarios, haz clic en el usuario, cambia el Perfil (el rol) y luego Actualizar usuario.
3. En Dropbox Portal, añade una regla: rol "Cliente Acme", carpeta /Clients/Acme.
4. Repite para cada cliente.

Así todos los clientes pueden usar la misma página del portal: cada uno ve solo su propia carpeta.

Solo lectura: desactivar las descargas de una regla (Pro)

La columna Downloads tiene un interruptor para cada regla. Cuando está desactivado, los usuarios de esa regla pueden recorrer y previsualizar los archivos pero no descargarlos. En ese caso las imágenes solo se muestran en versión reducida y no se ofrece la vista previa de los PDF, porque una vista previa completa equivaldría a una descarga.

En la versión gratuita el interruptor está bloqueado y las descargas quedan activadas en todas las reglas. También hay un interruptor general Downloads en Dropbox Documents > Settings que desactiva las descargas para todos, en cualquier versión.

Reglas sin carpeta

Una regla con la carpeta vacía significaría "todo Dropbox". Por seguridad, esas reglas se descartan al guardar, con un mensaje. Si de verdad lo necesitas, marca Allow rules without a folder (permitir reglas sin carpeta). Hazlo solo con una app App folder: con una app Full Dropbox, una regla sin carpeta expone todo tu Dropbox.