Rollen Zugriff auf Ordner geben

Der Zugriff in Dropbox Portal wird über Regeln gesteuert. Jede Regel verknüpft eine WordPress-Benutzerrolle mit einem Dropbox-Ordner: Benutzer mit dieser Rolle sehen im Portal diesen Ordner (und seine Unterordner) und sonst nichts. Du verwaltest die Regeln in Schritt 3 Map folders to roles auf der Seite Dropbox Documents.

Eine Regel hinzufügen

1. Gehe zu Dropbox Documents und scrolle zu Schritt 3 Map folders to roles. (Verbinde zuerst dein Dropbox-Konto: Die Ordnerauswahl braucht es.)
2. Klicke auf + Add rule. Eine neue Zeile mit der ID new erscheint.
3. Wähle in der Spalte Role die Rolle, die den Ordner sehen soll.
4. Klicke in der Spalte Dropbox folder auf Browse. Ein Fenster listet deine Dropbox-Ordner auf: Klicke auf einen Ordner, um ihn zu öffnen, gehe mit Parent folder zurück und klicke auf Use this folder, wenn du im richtigen Ordner bist. Du kannst den Pfad auch von Hand eingeben, zum Beispiel /Clients/Acme.
5. Gib in der Spalte Label den Namen ein, den Besucher sehen, zum Beispiel „Projektunterlagen“. Wenn du das Feld leer lässt, wird der Ordnername verwendet.
6. Klicke unten auf der Seite auf Save settings.

Nach dem Speichern bekommt die Regel eine Nummer in der Spalte ID. Merke sie dir: Du brauchst sie mit dem Attribut root des Shortcodes, um einen bestimmten Ordner auf einer Seite anzuzeigen (siehe Das Portal in eine Seite einfügen). Die ID ändert sich nie, auch wenn du andere Regeln löschst.

Um eine Regel zu löschen, klicke auf das × am Ende ihrer Zeile, bestätige und klicke dann auf Save settings.

Wie Regeln zusammenwirken

• Ein Benutzer sieht jeden Ordner, dessen Regel zu einer seiner Rollen passt.
• Dieselbe Rolle kann in mehreren Regeln vorkommen: Benutzer mit dieser Rolle sehen dann mehrere Ordner, und ein Auswahlmenü oben im Portal lässt sie zwischen ihnen wechseln.
• Benutzer ohne passende Regel sehen die Nachricht „No document folder is linked to your account. Contact the project manager.“ (Mit deinem Konto ist kein Dokumentenordner verknüpft.) Du kannst diesen Text ändern, siehe Einstellungen für Aussehen und Verhalten.
• Abgemeldete Besucher sehen nie einen Ordner.

Administratoren

Die Option Administrators see every configured folder (standardmäßig aktiv) lässt Administratoren alle Ordner aller aktiven Regeln sehen. So kannst du das Portal prüfen, ohne deine eigene Rolle zu ändern. Entferne das Häkchen, wenn Administratoren den Regeln wie alle anderen folgen sollen.

Ein privater Ordner für jeden Kunden

Regeln arbeiten mit Rollen, nicht mit einzelnen Benutzern. Um jedem Kunden einen eigenen privaten Ordner zu geben, gib jedem Kunden eine eigene Rolle:

1. Erstelle eine Rolle pro Kunde, zum Beispiel „Kunde Acme“. WordPress hat keine Seite zum Erstellen von Rollen, nutze also ein Plugin zur Rollenverwaltung (zum Beispiel das kostenlose User Role Editor von wordpress.org). Basiere die neue Rolle auf Abonnent, damit sie keine Adminrechte hat.
2. Weise diese Rolle dem Benutzerkonto des Kunden zu: Benutzer, auf den Benutzer klicken, Rolle ändern, dann Benutzer aktualisieren.
3. Füge in Dropbox Portal eine Regel hinzu: Rolle „Kunde Acme“, Ordner /Clients/Acme.
4. Wiederhole das für jeden Kunden.

Alle Kunden können dann dieselbe Portalseite nutzen: Jeder sieht nur seinen eigenen Ordner.

Nur ansehen: Downloads für eine Regel ausschalten (Pro)

Die Spalte Downloads hat für jede Regel einen Schalter. Ist er aus, können Benutzer dieser Regel die Dateien durchsuchen und in der Vorschau ansehen, aber nicht herunterladen. In diesem Fall werden Bilder nur verkleinert angezeigt und PDF-Vorschauen werden nicht angeboten, weil eine vollständige Vorschau einem Download gleichkäme.

In der kostenlosen Version ist der Schalter gesperrt, und Downloads bleiben für jede Regel aktiv. Außerdem gibt es einen allgemeinen Schalter Downloads unter Aussehen und Verhalten, der Downloads für alle ausschaltet, in jeder Version.

Regeln ohne Ordner

Eine Regel ohne Ordner würde „die gesamte Dropbox“ bedeuten. Zur Sicherheit werden solche Regeln beim Speichern verworfen, mit einer Meldung. Wenn du sie wirklich brauchst, setze ein Häkchen bei Allow rules with no folder (account root). Tu das nur mit einer App vom Typ App folder: Mit einer App vom Typ Full Dropbox legt eine Regel ohne Ordner deine gesamte Dropbox offen.