Dai ai ruoli l'accesso alle cartelle

In Dropbox Portal l'accesso è deciso dalle regole. Ogni regola collega un ruolo utente di WordPress a una cartella Dropbox: gli utenti con quel ruolo vedono quella cartella (e le sue sottocartelle) nel portale, e nient'altro. Gestisci le regole nel passo 3 Assegna le cartelle ai ruoli della pagina Documenti Dropbox.

Aggiungi una regola

1. Vai su Documenti Dropbox e scorri fino al passo 3 Assegna le cartelle ai ruoli. (Prima collega il tuo account Dropbox: serve per scegliere le cartelle.)
2. Clicca + Aggiungi regola. Compare una nuova riga con ID nuova.
3. Nella colonna Ruolo scegli il ruolo che deve vedere la cartella.
4. Nella colonna Cartella Dropbox clicca Sfoglia. Una finestra elenca le tue cartelle Dropbox: clicca una cartella per aprirla, usa Cartella superiore per tornare indietro e clicca Usa questa cartella quando sei dentro quella giusta. Puoi anche scrivere il percorso a mano, per esempio /Clients/Acme.
5. Nella colonna Etichetta scrivi il nome che vedranno i visitatori, per esempio "Documenti di progetto". Se la lasci vuota, viene usato il nome della cartella.
6. Clicca Salva impostazioni in fondo alla pagina.

Dopo il salvataggio la regola riceve un numero nella colonna ID. Tienilo a mente: lo usi con l'attributo root dello shortcode per mostrare una cartella specifica in una pagina (vedi Inserisci il portale in una pagina). L'ID non cambia mai, anche se elimini altre regole.

Per eliminare una regola clicca la × alla fine della sua riga, conferma, poi clicca Salva impostazioni.

Come si combinano le regole

• Un utente vede tutte le cartelle la cui regola corrisponde a uno dei suoi ruoli.
• Lo stesso ruolo può comparire in più regole: in quel caso gli utenti con quel ruolo vedono più cartelle, e un menu a tendina in cima al portale permette di passare dall'una all'altra.
• Gli utenti senza una regola corrispondente vedono il messaggio "Al tuo account non risulta associata nessuna cartella documenti. Contatta il referente di progetto." (puoi cambiare questo testo, vedi Impostazioni di aspetto e comportamento).
• I visitatori non collegati non vedono mai nessuna cartella.

Amministratori

L'opzione Gli amministratori vedono tutte le cartelle configurate (attiva di default) permette agli amministratori di vedere tutte le cartelle di tutte le regole attive, così puoi controllare il portale senza cambiare il tuo ruolo. Togli la spunta se gli amministratori devono seguire le regole come tutti gli altri.

Una cartella privata per ogni cliente

Le regole funzionano con i ruoli, non con i singoli utenti. Per dare a ogni cliente una cartella privata, dai a ogni cliente un ruolo tutto suo:

1. Crea un ruolo per ogni cliente, per esempio "Cliente Acme". WordPress non ha una schermata per creare ruoli, quindi usa un plugin di gestione dei ruoli (per esempio il gratuito User Role Editor da wordpress.org). Basa il nuovo ruolo su Sottoscrittore, così non ha diritti di amministrazione.
2. Assegna quel ruolo all'account utente del cliente: Utenti, clicca l'utente, cambia Ruolo, poi Aggiorna utente.
3. In Dropbox Portal aggiungi una regola: ruolo "Cliente Acme", cartella /Clients/Acme.
4. Ripeti per ogni cliente.

A quel punto tutti i clienti possono usare la stessa pagina del portale: ognuno vede solo la propria cartella.

Sola visione: disattiva i download per una regola (Pro)

La colonna Download ha un interruttore per ogni regola. Quando è spento, gli utenti di quella regola possono sfogliare i file e vederne l'anteprima, ma non possono scaricarli. In questo caso le immagini vengono mostrate solo in versione ridotta e l'anteprima dei PDF non è disponibile, perché un'anteprima completa equivarrebbe a un download.

Nella versione gratuita l'interruttore è bloccato e i download restano attivi per tutte le regole. C'è anche un interruttore generale Download in Aspetto e comportamento che disattiva i download per tutti, in qualsiasi versione.

Regole senza cartella

Una regola con la cartella vuota significherebbe "tutto il Dropbox". Per sicurezza queste regole vengono scartate al salvataggio, con un messaggio. Se ti serve davvero, spunta Consenti regole senza cartella (radice dell'account). Fallo solo con una app di tipo App folder: con una app Full Dropbox una regola senza cartella espone tutto il tuo Dropbox.