Choisir qui voit quel dossier (règles d’accès)

L’accès est décidé par des règles. Chaque règle associe un rôle WordPress (le type de compte d’un utilisateur, comme Abonné, Éditeur ou Client) à un dossier Drive. Un utilisateur connecté ne voit que les dossiers associés à ses rôles. Vous définissez les règles dans le cadre 3. Map folders to roles de la page Drive Documents.

Ajouter une règle

1. Allez dans Drive Documents et descendez jusqu’à 3. Map folders to roles.
2. Cliquez sur + Add rule. Une nouvelle ligne apparaît, marquée new dans la colonne ID.
3. Dans Role, choisissez le rôle WordPress.
4. Dans Drive folder, cliquez sur Browse. Une fenêtre liste les Folders shared with the service account (dossiers partagés avec le compte de service). Cliquez sur un dossier pour l’ouvrir, ou utilisez Parent folder pour remonter, puis cliquez sur Use this folder. Vous pouvez choisir le dossier partagé lui-même ou n’importe quel sous-dossier. Les drives partagés dont le compte de service est membre apparaissent en premier, marqués Shared drive.
5. Dans Label, saisissez le nom que verront les utilisateurs, par exemple Contrats. Si un utilisateur a plusieurs dossiers, il passe de l’un à l’autre grâce à ce libellé.
6. Cliquez sur Save settings en bas de la page.

Après l’enregistrement, la règle reçoit un numéro dans la colonne ID. Ce numéro sert à afficher un seul dossier sur une page (l’attribut root, voir Placer le portail sur une page).

Comment les règles se combinent

• Un utilisateur qui a plusieurs rôles voit tous les dossiers correspondants.
• Un même rôle peut figurer dans plusieurs règles, pour lui donner plusieurs dossiers.
• Les utilisateurs non connectés ne voient jamais le portail : ils voient le Message for logged out users.
• Les utilisateurs connectés sans règle correspondante voient le Message for users with no folder.
• Sans aucune règle, le portail ne montre de documents à personne.
• Pour supprimer une règle, cliquez sur le × au bout de sa ligne, confirmez, puis cliquez sur Save settings.

Administrateurs

L’option Administrators see every configured folder (activée par défaut) permet aux administrateurs de voir les dossiers de toutes les règles, ce qui est pratique pour vérifier ce que voit chaque groupe. Décochez-la si les administrateurs doivent suivre les règles comme tout le monde.

Un dossier séparé pour chaque client

Les règles fonctionnent par rôle, pas par utilisateur. Pour donner à chaque client son propre dossier privé, créez un rôle par client :

1. Installez une extension gratuite de gestion des rôles (par exemple Members ou User Role Editor) et créez un rôle pour chaque client, par exemple Client Rossi. Il peut avoir les mêmes droits qu’Abonné.
2. Dans Comptes, donnez à chaque utilisateur client son rôle.
3. Dans Google Drive, créez un dossier par client à l’intérieur du dossier partagé avec le compte de service. Les sous-dossiers sont automatiquement visibles par l’extension.
4. Dans Drive Documents, ajoutez une règle par rôle client et utilisez Browse pour choisir le dossier de ce client.

Un client ne peut ouvrir que son propre dossier et son contenu. L’extension vérifie chaque requête : même si quelqu’un devine l’ID d’un autre fichier, il est refusé s’il ne se trouve pas dans un dossier qui lui est attribué.

L’interrupteur Downloads de chaque règle (Pro)

Chaque règle a un interrupteur Downloads. Désactivez-le pour mettre ce dossier en consultation seule. Voir Téléchargements, aperçus et envois.