Festlegen, wer welchen Ordner sieht (Zugriffsregeln)

Der Zugriff wird über Regeln gesteuert. Jede Regel verknüpft eine WordPress-Rolle (die Art von Konto, die ein Benutzer hat, zum Beispiel Abonnent, Redakteur oder Kunde) mit einem Drive-Ordner. Ein angemeldeter Benutzer sieht nur die Ordner, die mit seinen Rollen verknüpft sind. Du legst die Regeln im Bereich Choose who sees which folder auf der Seite Drive Documents > Portal fest.

Eine Regel hinzufügen

1. Gehe zu Drive Documents > Portal und suche den Bereich Choose who sees which folder.
2. Klicke auf + Add rule (oder auf Add your first rule, solange es noch keine Regel gibt). Eine neue Zeile erscheint, in der Spalte ID markiert mit new.
3. Wähle bei Role die WordPress-Rolle.
4. Klicke bei Drive folder auf Browse. Ein Fenster listet die Folders shared with the service account auf. Klicke auf einen Ordner, um ihn zu öffnen, oder gehe mit Parent folder eine Ebene zurück, und klicke dann auf Use this folder. Du kannst den geteilten Ordner selbst oder einen beliebigen Unterordner darin wählen. Geteilte Ablagen, in denen das Dienstkonto Mitglied ist, stehen oben in der Liste, markiert als Shared drive.
5. Gib bei Name on the portal (Name im Portal) den Namen ein, den Benutzer sehen, zum Beispiel Verträge. Wenn ein Benutzer mehrere Ordner hat, wechselt er über diesen Namen zwischen ihnen.
6. Klicke unten auf der Seite auf Save settings.

Nach dem Speichern bekommt die Regel eine Nummer in der Spalte ID. Diese Nummer brauchst du, um einen einzelnen Ordner auf einer Seite anzuzeigen (das Attribut root, siehe Das Portal in eine Seite einfügen).

Wie Regeln zusammenwirken

• Ein Benutzer mit mehreren Rollen sieht jeden passenden Ordner.
• Dieselbe Rolle kann in mehreren Regeln vorkommen, um ihr mehrere Ordner zu geben.
• Nicht angemeldete Benutzer sehen das Portal nie: Sie sehen die Message for visitors who are not signed in (Nachricht für nicht angemeldete Besucher).
• Angemeldete Benutzer ohne passende Regel sehen die Message for users with no folder.
• Ganz ohne Regel zeigt das Portal niemandem Dokumente.
• Um eine Regel zu entfernen, klicke auf das × am Ende ihrer Zeile, bestätige und klicke dann auf Save settings.

Administratoren

Der Schalter Administrators see every folder in the rules (standardmäßig eingeschaltet) lässt Administratoren die Ordner aller Regeln sehen. Das ist praktisch, um zu prüfen, was jede Gruppe sieht. Schalte ihn aus, wenn Administratoren den Regeln wie alle anderen folgen sollen.

Ein eigener Ordner für jeden Kunden

Regeln arbeiten mit Rollen, nicht mit einzelnen Benutzern. Um jedem Kunden einen eigenen privaten Ordner zu geben, erstelle eine Rolle pro Kunde:

1. Installiere ein kostenloses Plugin zur Rollenverwaltung (zum Beispiel Members oder User Role Editor) und erstelle eine Rolle für jeden Kunden, zum Beispiel Kunde Rossi. Sie kann dieselben Rechte wie Abonnent haben.
2. Gib unter Benutzer jedem Kunden-Benutzer seine Rolle.
3. Erstelle in Google Drive einen Ordner pro Kunde innerhalb des Ordners, den du mit dem Dienstkonto geteilt hast. Unterordner sind für das Plugin automatisch sichtbar.
4. Füge unter Drive Documents > Portal eine Regel pro Kundenrolle hinzu und wähle mit Browse den Ordner dieses Kunden.

Ein Kunde kann nur seinen eigenen Ordner und dessen Inhalt öffnen. Das Plugin prüft jede Anfrage: Selbst wenn jemand die ID einer anderen Datei errät, wird sie abgelehnt, wenn sie nicht in einem ihm zugewiesenen Ordner liegt.

Der Schalter Downloads bei jeder Regel (Pro)

Jede Regel hat einen Schalter Downloads. Schalte ihn aus, damit dieser Ordner nur angesehen werden kann. Siehe Downloads, Vorschau und Uploads.