Scegli chi vede quale cartella (regole di accesso)

L'accesso è deciso dalle regole. Ogni regola collega un ruolo WordPress (il tipo di account che ha un utente, come Sottoscrittore, Editore o Cliente) a una cartella di Drive. Un utente collegato vede solo le cartelle legate ai suoi ruoli. Imposti le regole nel riquadro 3. Assegna le cartelle ai ruoli della pagina Documenti Drive.

Aggiungi una regola

1. Vai su Documenti Drive e scorri fino a 3. Assegna le cartelle ai ruoli.
2. Clicca + Aggiungi regola. Compare una nuova riga, con nuova nella colonna ID.
3. In Ruolo scegli il ruolo WordPress.
4. In Cartella Drive clicca Sfoglia. Una finestra elenca le Cartelle condivise con l'account di servizio. Clicca una cartella per aprirla, oppure usa Cartella superiore per risalire, poi clicca Usa questa cartella. Puoi scegliere la cartella condivisa stessa o qualsiasi sottocartella al suo interno. I Drive condivisi di cui l'account di servizio è membro compaiono per primi, contrassegnati come Drive condiviso.
5. In Etichetta scrivi il nome che vedranno gli utenti, per esempio Contratti. Se un utente ha più cartelle, passa dall'una all'altra tramite questa etichetta.
6. Clicca Salva impostazioni in fondo alla pagina.

Dopo il salvataggio la regola riceve un numero nella colonna ID. Ti serve per mostrare una sola cartella in una pagina (l'attributo root, vedi Inserisci il portale in una pagina).

Come si combinano le regole

• Un utente con più ruoli vede tutte le cartelle corrispondenti.
• Lo stesso ruolo può comparire in più regole, per dargli più cartelle.
• Gli utenti che non hanno effettuato l'accesso non vedono mai il portale: vedono il Messaggio per utenti non autenticati.
• Gli utenti collegati senza una regola corrispondente vedono il Messaggio per utenti senza cartelle.
• Senza nessuna regola, il portale non mostra documenti a nessuno.
• Per eliminare una regola clicca la × alla fine della sua riga, conferma, poi clicca Salva impostazioni.

Amministratori

L'opzione Gli amministratori vedono tutte le cartelle configurate (attiva di default) permette agli amministratori di vedere le cartelle di tutte le regole, utile per controllare cosa vede ogni gruppo. Togli la spunta se gli amministratori devono seguire le regole come tutti gli altri.

Una cartella separata per ogni cliente

Le regole funzionano per ruolo, non per singolo utente. Per dare a ogni cliente una cartella privata, crea un ruolo per ogni cliente:

1. Installa un plugin gratuito di gestione dei ruoli (per esempio Members o User Role Editor) e crea un ruolo per ogni cliente, per esempio Cliente Rossi. Può avere gli stessi permessi di Sottoscrittore.
2. In Utenti assegna a ogni utente cliente il suo ruolo.
3. In Google Drive crea una cartella per ogni cliente dentro la cartella che hai condiviso con l'account di servizio. Le sottocartelle sono visibili al plugin in automatico.
4. In Documenti Drive aggiungi una regola per ogni ruolo cliente e usa Sfoglia per scegliere la cartella di quel cliente.

Un cliente può aprire solo la propria cartella e quello che contiene. Il plugin controlla ogni richiesta: anche se qualcuno indovina l'ID di un altro file, la richiesta viene rifiutata se il file non è dentro una cartella assegnata a lui.

L'interruttore Download di ogni regola (Pro)

Ogni regola ha un interruttore Download. Spegnilo per rendere quella cartella di sola visione. Vedi Download, anteprime e caricamenti.