Elegir quién ve cada carpeta (reglas de acceso)

El acceso lo deciden las reglas. Cada regla vincula un rol de WordPress (el tipo de cuenta de un usuario, como Suscriptor, Editor o Cliente) con una carpeta de Drive. Un usuario conectado ve solo las carpetas vinculadas a sus roles. Las reglas se configuran en el recuadro 3. Map folders to roles de la página Drive Documents.

Añadir una regla

1. Ve a Drive Documents y baja hasta 3. Map folders to roles.
2. Haz clic en + Add rule. Aparece una nueva fila, marcada como new en la columna ID.
3. En Role, elige el rol de WordPress.
4. En Drive folder, haz clic en Browse. Una ventana muestra las Folders shared with the service account (carpetas compartidas con la cuenta de servicio). Haz clic en una carpeta para abrirla, o usa Parent folder para subir un nivel, y luego haz clic en Use this folder. Puedes elegir la propia carpeta compartida o cualquier subcarpeta dentro de ella. Las unidades compartidas de las que la cuenta de servicio es miembro aparecen primero, marcadas como Shared drive.
5. En Label, escribe el nombre que verán los usuarios, por ejemplo Contratos. Si un usuario tiene varias carpetas, cambia de una a otra por esta etiqueta.
6. Haz clic en Save settings al final de la página.

Después de guardar, la regla recibe un número en la columna ID. Necesitas este número para mostrar una sola carpeta en una página (el atributo root, consulta Colocar el portal en una página).

Cómo se combinan las reglas

• Un usuario con varios roles ve todas las carpetas que coinciden.
• El mismo rol puede aparecer en varias reglas, para darle varias carpetas.
• Los usuarios no conectados nunca ven el portal: ven el Message for logged out users.
• Los usuarios conectados sin ninguna regla que coincida ven el Message for users with no folder.
• Sin ninguna regla, el portal no muestra documentos a nadie.
• Para quitar una regla, haz clic en la × al final de su fila, confirma y haz clic en Save settings.

Administradores

La opción Administrators see every configured folder (activada por defecto) permite a los administradores ver las carpetas de todas las reglas, algo útil para comprobar qué ve cada grupo. Desmárcala si los administradores deben seguir las reglas como todos los demás.

Una carpeta distinta para cada cliente

Las reglas funcionan por rol, no por usuario individual. Para dar a cada cliente su propia carpeta privada, crea un rol por cliente:

1. Instala un plugin gratuito de gestión de roles (por ejemplo Members o User Role Editor) y crea un rol para cada cliente, por ejemplo Cliente Rossi. Puede tener los mismos permisos que Suscriptor.
2. En Usuarios, asigna a cada usuario cliente su rol.
3. En Google Drive, crea una carpeta por cliente dentro de la carpeta que compartiste con la cuenta de servicio. El plugin ve las subcarpetas automáticamente.
4. En Drive Documents, añade una regla por cada rol de cliente y usa Browse para elegir la carpeta de ese cliente.

Un cliente solo puede abrir su propia carpeta y lo que contiene. El plugin comprueba cada petición: aunque alguien adivine el ID de otro archivo, se rechaza si no está dentro de una carpeta asignada a esa persona.

El interruptor Downloads de cada regla (Pro)

Cada regla tiene un interruptor Downloads. Desactívalo para que esa carpeta sea de solo lectura. Consulta Descargas, vistas previas y subidas.