Die aufgeräumteste und professionellste Art, Fotos an Kunden zu senden, ist ein privater Bereich auf deiner eigenen Website: Jeder Kunde meldet sich an und lädt seine fertigen Fotos und Videos herunter, statt in einer alten E-Mail nach einem Link zu suchen. Transferdienste, geteilte Cloud-Ordner und Galerie-Plattformen funktionieren auch. Welche Lösung passt, hängt von der Dateigröße ab, davon, wie lange Kunden Zugriff brauchen, und davon, ob die Übergabe unter deinem eigenen Namen stattfinden soll.
Vor der Übergabe: die Dateien vorbereiten
Egal, welche Methode du wählst: Die Übergabe wirkt besser, wenn die Dateien sofort nutzbar sind. Ein paar Minuten hier ersparen dir eine Runde „Welche ist denn die finale Version?“-Mails.
- Auswählen. Liefere die Auswahl, hinter der du stehst, nicht jedes Bild von der Speicherkarte.
- Für den Zweck exportieren. Volle Auflösung für den Druck, kleinere Versionen für Web und Social Media, und bei Video die Formate, die der Kunde wirklich bestellt hat (zum Beispiel eine Masterdatei und eine komprimierte Version zum Teilen).
- Dateien klar benennen. „Hochzeit-Mueller-0123.jpg“ ist leichter zu finden und zu nennen als „DSC_0123.jpg“.
- Ordner strukturieren. Eine Struktur wie
Final/Druck,Final/WebundVideozeigt dem Kunden ohne Anleitung, wo er suchen muss. - Sag dem Kunden, wie lange der Zugriff besteht, und erinnere ihn daran, eine eigene Kopie zu speichern.
- Behalte dein eigenes Archiv. Der Ordner, aus dem du lieferst, sollte nicht deine einzige Kopie des Auftrags sein.
Die wichtigsten Wege, Fotos und Videos an Kunden zu senden
E-Mail-Anhänge
Für drei oder vier Bilder in Webgröße in Ordnung, für ein ganzes Shooting unbrauchbar. Anhänge stoßen schnell an Größenlimits von E-Mail-Postfächern und hinterlassen Kopien, die du nicht mehr aktualisieren oder zurückziehen kannst.
Transferdienste
Du lädst hoch, der Dienst schickt per E-Mail einen Download-Link, der Link läuft ab. Dropbox Transfer ist ein Beispiel: Der Empfänger braucht kein Dropbox-Konto, ein Transfer darf im kostenlosen Basic-Tarif bis zu 2 GB groß sein und in Plus bis zu 50 GB, und in Basic, Family und Plus läuft er standardmäßig nach 7 Tagen ab. Transfers eignen sich für einmalige Lieferungen und Rohmaterial, aber jeder Auftrag beginnt von vorn, und Kunden, die Monate später eine Datei suchen, finden einen abgelaufenen Link.
Ein geteilter Cloud-Ordner
Viele Studios teilen einfach einen Dropbox- oder Google-Drive-Ordner. Das geht schnell, und die Dateien bleiben geordnet. Der Nachteil: Ein einfacher Freigabelink öffnet sich für jeden, der ihn hat, eine weitergeleitete E-Mail öffnet die Fotos deines Kunden also auch für Fremde. Passwörter und Ablaufdaten für Links gibt es nur in einigen Dropbox-Tarifen; Dateien sicher mit Kunden teilen erklärt, in welchen, und was du sonst tun kannst.
Galerie-Plattformen für Kunden
Spezielle Online-Galerien präsentieren Bilder sehr schön und bieten je nach Anbieter Funktionen wie Bildauswahl durch den Kunden, Favoriten, Wasserzeichen oder den Verkauf von Abzügen. Für Hochzeits- und Porträtfotografen, die Abzüge verkaufen, sind sie eine starke Wahl. Sie bedeuten aber auch einen weiteren Dienst, den du verwalten und bezahlen musst, einen weiteren Ort, an den du jeden Auftrag hochlädst, und eine Übergabe unter der Adresse der Plattform statt auf deiner eigenen Website.
Von deiner eigenen Website
Wenn du schon eine WordPress-Website hast, kannst du Kunden dort einen privaten Bereich geben. Sie melden sich mit einem Konto an, das du anlegst, sehen nur ihre eigenen Aufträge und laden die Dateien herunter. Kunden kommen auf deine Website zurück statt auf die eines anderen, und alle ihre Lieferungen liegen an einem Ort, so lange du es festlegst. Im selben Bereich können auch Angebote, Verträge und Nutzungslizenzen neben den fertigen Arbeiten liegen, sodass der Kunde eine einzige Adresse für alles rund um den Auftrag hat.
So sendest du Fotos an Kunden über deine WordPress-Website mit Dropbox
Viele Fotografen und Videografen speichern fertige Arbeiten schon in Dropbox. Mit Dropbox Portal werden diese Dropbox-Ordner zum Kundenbereich auf deiner Website, ohne zweiten Upload.
- Lege einen Dropbox-Ordner pro Kunde an, zum Beispiel
/Kunden/Mueller, mit einem Unterordner pro Auftrag darin. - Verbinde Dropbox mit WordPress. Installiere das Plugin und folge dann den nummerierten Schritten unter Dropbox Documents > Dropbox connection. Das Plugin fragt nur nach Leserechten und kann deine Dateien deshalb nie ändern oder löschen.
- Lege das Konto des Kunden an. Gib jedem Kunden eine eigene WordPress-Rolle (ein Plugin zur Rollenverwaltung erstellt sie in einer Minute; basiere sie auf Abonnent) und ein Benutzerkonto mit dieser Rolle.
- Verknüpfe die Rolle mit dem Ordner. Klicke unter Dropbox Documents > Folders and access auf + Add rule, wähle die Rolle, klicke auf Browse, um den Ordner des Kunden auszuwählen, und dann auf Save rules. Details stehen in Rollen Zugriff auf Ordner geben.
- Veröffentliche eine Kundenbereich-Seite mit dem Shortcode
[nopd_dropbox_portal]. Alle Kunden nutzen dieselbe Seite und sehen nur ihren eigenen Ordner. - Schick dem Kunden einmal seine Zugangsdaten. Ab dann erscheint jeder neue Auftrag, den du in seinem Dropbox-Ordner speicherst, innerhalb weniger Minuten im Kundenbereich.
Downloads gehen von deiner Dropbox über deine Website zum angemeldeten Kunden. Es wird nie ein Dropbox-Freigabelink erstellt, und eine kopierte Download-Adresse funktioniert für niemanden, der nicht mit der richtigen Rolle angemeldet ist. Kunden können nichts hochladen oder löschen, weil das Portal Dropbox nur liest.
Funktionen, die bei der Übergabe von Fotos und Videos zählen
- Rasteransicht und Miniaturbilder (Pro): Mit der Option Previews and thumbnails zeigen Bilder ein kleines Miniaturbild, und die Rasteransicht passt besser zu Fotoserien als eine einfache Liste.
- Vorschau (Pro): JPEG-, PNG-, GIF-, WebP-, BMP-, TIFF- und PDF-Dateien öffnen sich vor dem Download in einem Vorschaufenster. Videos werden im Portal nicht in der Vorschau gezeigt: Kunden laden sie herunter.
- Ordner nur zum Ansehen (Pro): Schalte Downloads für eine Regel aus, zum Beispiel solange ein Kunde seine Favoriten auswählt. Bilder werden dann nur verkleinert angezeigt. Das erschwert das Kopieren, aber alles auf einem Bildschirm kann trotzdem fotografiert werden.
- Deine Farben (Pro): eine Portalfarbe passend zu deiner Marke sowie ein dunkles und ein automatisches Design.
Die kostenlose Version führt eine Regel aus, also einen Ordner für eine Gruppe von Benutzern. Ein Ordner für jeden Kunden braucht Pro, das du 7 Tage lang direkt im Plugin ohne Kreditkarte testen kannst.
Große Videodateien: was du vorher prüfen solltest
Bei Video braucht die Übergabe über die eigene Website etwas Überlegung. Weil jede Datei auf dem Weg zum Kunden über deinen Webserver läuft, verbraucht sie Bandbreite deines Hostings. Prüfe, was dein Hosting-Tarif erlaubt, bevor du eine 4-GB-Masterdatei ins Portal legst.
Das Plugin sendet Dateien in kleinen Stücken, der Arbeitsspeicher ist also kein Problem, aber es hat eine Einstellung Maximum download size, die größere Dateien mit einer Meldung blockiert. Standard sind 512 MB; du kannst den Wert unter Dropbox Documents > Settings auf bis zu 5120 MB erhöhen oder 0 für kein Limit setzen. In Dateien hinzufügen und herunterladen steht, wie Downloads und der Cache funktionieren.
Die Übergabe-Methoden im Vergleich
| Methode | Unter deiner Marke | Kunden können später zurückkommen | Am besten für |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Anhänge | Teilweise | Nur, wenn sie die E-Mail aufheben | Ein paar kleine Vorschaubilder |
| Transferdienst | Eingeschränkt | Nein, Links laufen ab | Einmalige oder sehr große Lieferungen |
| Link zu einem geteilten Cloud-Ordner | Nein | Ja, solange der Link besteht | Schnelles Teilen nicht vertraulicher Dateien |
| Galerie-Plattform | Auf der Plattform | Hängt vom Anbieter ab | Bildauswahl und Verkauf von Abzügen |
| Privater Bereich auf deiner Website | Ja | Ja, solange du den Ordner behältst | Studios mit Stammkunden und Dateien, die schon in Dropbox liegen |
Welche Übergabe-Methode zu deinem Studio passt
Wenn du ein paar Aufträge im Jahr lieferst, reicht ein Transfer-Link. Wenn du Abzüge verkaufst und die Bildauswahl eingebaut haben willst, ist eine Galerie-Plattform genau dafür gemacht. Wenn du schon jeden Auftrag in Dropbox speicherst und deine Kunden ihre Fotos und Videos auf deiner eigenen Website abholen sollen, mit einem Login und ohne Link zum Weiterleiten, ist ein Kundenbereich auf deiner WordPress-Website die sauberste Lösung. Die vollständige Einrichtung samt Dropbox-Verbindung findest du in WordPress-Kundenbereich mit Dropbox einrichten.
Häufige Fragen
Wie sende ich Fotos am besten an Kunden?
Das hängt von Menge und Markenauftritt ab. Transfer-Links passen zu gelegentlichen Aufträgen, Galerie-Plattformen zu Bildauswahl und Verkauf von Abzügen, und ein privater Bereich auf deiner eigenen Website zu Studios mit Stammkunden, die alle Lieferungen an einem Ort haben wollen.
Wie lange sollten Kunden Zugriff auf ihre Fotos haben?
Dafür gibt es keine feste Regel. Sag Kunden klar, wie lange die Dateien verfügbar bleiben, und bitte sie, eine eigene Kopie zu speichern, egal welche Methode du nutzt.
Kann ich große Videodateien über meine WordPress-Website liefern?
Ja, aber jeder Download läuft über deinen Server und verbraucht Bandbreite deines Hostings. Prüfe deinen Hosting-Tarif und erhöhe die maximale Download-Größe des Plugins, die standardmäßig 512 MB beträgt.
Können Kunden vor dem Download Favoriten auswählen?
Dropbox Portal hat keine Favoriten- oder Auswahlfunktion. Mit Pro kannst du Downloads für einen Ordner ausschalten, sodass Kunden nur verkleinerte Bilder sehen, während ihr die Auswahl per E-Mail oder Telefon abstimmt; für eine eingebaute Bildauswahl passt eine Galerie-Plattform besser.
